Aanmelden CTO
Aanmelding bij de CTO vindt, in overleg met ouders/verzorgers, plaats uit naam van het schoolbestuur. De school stuurt een leerling dossier in naar het secretariaat van de CTO SWV Kop van Noord-Holland PO (James Wattstraat 4, 1817 DC Alkmaar). Het dossier bestaat in elk geval uit een ingevuld "digitaal Groeidocument 2.0", aangevuld met relevante gegevens (checklist op aanvraag). Doorgaans wordt een leerling pas aangemeld bij de CTO als deze eerder besproken is in het OTG. Hierop zijn uitzonderingen mogelijk als in het OT duidelijk is dat de leerling zeker gebaat is bij plaatsing in een speciale onderwijsvoorziening. Dan kan er sprake zijn van een rechtstreekse aanmelding bij de CTO.
Route indien ouders niet mee willen werken aan een aanmelding bij de CTO
Indien de ouders/verzorgers van een leerling niet willen meewerken aan een aanmelding bij de CTO, maar de school dat wel als noodzakelijk ziet, kan als tussenstap het dossier van de leerling anoniem worden voorgelegd aan de CTO in de vorm van een consult. De CTO zal een advies formuleren dat de school uiteraard weer dient te bespreken met de ouders. Mocht de CTO ander onderwijs adviseren en de ouders willen dat advies niet opvolgen, dan kan het bestuur met de school, in het uiterste geval zonder toestemming van ouders een toelaatbaarheidsverklaring aanvragen voor de betreffende onderwijsvorm. De CTO zal voor die bespreking de ouders uitnodigen aanwezig te zijn, zodat hun mening goed kan worden meegewogen en de ouders helderheid hebben omtrent de onderbouwing van het uiteindelijke advies. Let wel; deze route geldt bij hoge uitzondering; de school dient natuurlijk wel altijd te streven naar toestemming van de ouders voor alle stappen in de procedure!
Kenbaar maken advies
De CTO maakt doorgaans direct na de bespreking het advies aan het schoolbestuur kenbaar. Tijdens het overleg wordt afgesproken wie op korte termijn de ouders van het kind mondeling zal informeren over het advies. Vaak is dat de intern begeleider of de voorzitter van de CTO. Ouders en school ontvangen vervolgens binnen 10 werkdagen een schriftelijke bevestiging van het advies.